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财务部门如何进行5S管理

发布时间:2014-12-17发布作者: 6S咨询服务中心 关注人数:



财务部门该如何5S管理

5S管理源于日本,包括“整理(SEIRI)、整顿(SEITON)、清扫(SEISOU)、清洁(SEIKETO)、教养(SHITUKE)”等活动。通常很多人认为5S管理培训对于工厂和车间的现场管理很有帮助,而对管理部门意义不大。通过大量的管理实践,我认为5S管理培训对管理部门提高管理水平和工作效率有十分重要的意义,现在让我们重点探讨一下5S管理在财务部门的应用。

一、财务部门5S管理的范围

对于财务部门而言,5S管理的范围包括4M1E,即:工作人员(Man)、办公设备与工具(Machine)、办公材料与对象(Material)、工作方法(Method)、办公环境(Environment)。

其中,工作人员是指财务部门的工作人员以及与财务工作密切相关或对财务工作产生重大影响的人员;办公设备与工具包括办公桌、办公椅、计算机、打印机、复印机、电话机、传真机、打孔机、钉书机、计算器、算盘等财务人员籍以完成财务工作的设备和工具;办公材料与对象包括财务信息、凭证、帐册、报表、纸张、磁盘、油墨、墨水等;工作方法是指会计核算和财务管理的办法和流程,如:如何受理审核单据、如何制证、如何审核凭证、如何登账、如何制表、如何进行各类资产负债的管理、单据如何传输、信息如何流动、在流程中人员应如何做等等;办公环境主要指办公场所周围及内部的条件,如:过道、厕所、门窗、地板、天花、灯光、温度、湿度、污染程度等条件。

 

5S管理—整理(SEIRI)的中心内容是区分需要的和不需要的物品,以便去粕存精;

5S管理—整顿(SEITON)的中心内容是就是将有用的物品按照合理的次序摆放好,以提高工作效率;

5S管理—清扫(SEISOU)的中心内容是清除灰尘、污垢、杂务、废物和异物等,以保持现场的整洁干净;

5S管理—清洁(SEIKETO)的中心内容是通过标准化管理以维持整理、整顿、清扫后的最佳状态;

5S管理—教养(SHITUKE)的中心内容是教育员工养成遵守5S规定和制度的习惯。

二、财务部门5S管理的具体内容

(一)内部5S管理活动

1、人员

整理:

⑴、对通过视觉、听觉、嗅觉、触觉等途径接受的信息加以甄别,区分真的与假的、善意的与恶意的、有用的与无用的等;

⑵、整理自己的工作方法、思维方式、生活态度、思想品德等内在涵养,区分好的与差的、先进的与落后的、积极的与消极的等;

⑶、检查自己的着装(鞋、帽、服装、工作牌等)、语言、动作等外在表现,区分干净的与肮脏的、得体的与不合时的等;

整顿:

⑷、对外来信息进行整顿加工,去伪存真,对有用信息分类陈列,以方便取用;

⑸、对自己的工作方法、思维方式、生活态度、思想品德等内在涵养中好的、先进的、积极的部分加以发扬,;

⑹、对自己的着装、语言、动作等外在表现加以修饰,以健康的、得体的、美好的形象对外展示;

清扫:

⑺、对外来信息中没用的部分加以清理扫除;

⑻、对自己内在涵养中坏的、落后的、消极的部分或改正或屏弃;

⑼、对自己外在表现中不健康的、不得体的、不美好的部分加以改正;

清洁:

⑽、经常做整理、整顿、清扫的循环,始终保持对外来信息的去伪存真、吐故纳新、分类整理的机制;

⑾、经常做整理、整顿、清扫的循环,始终保持对内在涵养的扬长避短机制;

⑿、经常做整理、整顿、清扫的循环,始终保持外在形象的健康、得体、美好;

教养:

⒀、对每个员工进行长期的5S教育、CI和公司规章制度教育;

⒁、每个员工坚持“日三省乎己”,并积极投身于“每日两次(班前班后各一次)三分钟5S、每周一次5分钟5S、每月一次10分钟5S”活动。

 

2、会计资料

财务管理活动主要包括:财务分析、财务计划、投资管理、流动资金管理、股利分配管理、资本管理、并购与控制、重整与清算、成本管理与控制等管理活动。

现以应收账款管理为例说明5S管理在财务管理活动中的应用:

应收账款管理:

整理:

⑴、检查客户档案是否健全;

⑵、经常核对会计核算记录,检查有无漏入帐、错入帐、误入户头等现象;

⑶、按月向客户发送对帐单,核对有无未达账项;

整顿:

⑸、建立健全客户档案;

⑹、根据营销策略、客户资信等因素制定收账政策;

⑺、根据营销合同的收款条件、结算方式、付款时间等条款及时催收账款;

⑻、针对账龄分析的结果正确评估发生坏账的可能性;

⑷、进行账龄分析,按账龄长短对客户进行排序;

清扫:

⑼、对于无望收回的款项,应及时清理核销;

⑽、对于资信极差的客户,应建议停止交易转入诉讼程序;

清洁:

⑾、每天反复进行整理、整顿和清扫的3S小循环,以保证应收账款核算与管理的有序、规范;

⑿、随时自我检查,互相检查,定期不定期进行抽查;

⒀、对不符合的情况进行纠正;

教养:

⒁、对每个员工进行长期的5S教育、CI和公司规章制度教育;

⒂、每个员工坚持“日三省乎己”,并积极投身于“每日两次(班前班后各一次)三分钟5S、每周一次5分钟5S、每月一次10分钟5S”活动。

 

在具体的财务部门的管理实践中,5S管理是否能实施成功,主要看第5个S(教养)实施得如何。只要5S的精神能根植于每位员工的心中,5S管理就一定能取得成效。

 

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