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办公室后勤5S管理制度内容

发布时间:2015-03-27发布作者: 6S咨询服务中心 关注人数:



后勤,本为军事名词,为“后方勤务”的简称,是指从物资、卫生、技术、运输等方面保障军队需要的勤务。“兵马未动,粮草先行”,这是我国历代兵家对后勤工作在军事行动中的地位、作用所作的高度概括和评价。后勤工作作为现今机关、企业事业单位不可缺少的一环,有着漫长的发展历程。在不同的历史时期,后勤工作的性质、内容都有不同特色。随着社会的发展变化,其所赋予的含义也不断地变化、更新。那什么是办公室后勤5S管理制度呢?

环境制度:

A、目的:

为了使公司步入标准化,5S培训公司特制定本制度。

B、 适用范围:

办公室、公共场所。

C、 程序,步奏:

一、后勤5S管理—1S整理:

★将工作场所任何东西区分为有必要的与不必要的东西明确地、严格地区分开来;

★不必要的东西要尽快处理掉,决定物品的放置位置。

a、目的

1、塑造清爽的工作场所

2、物品杂乱无章的摆放,增加了寻找工具、零件等物品的困难,浪费时间。

b、注意点:

要有决心

C、实施步奏

1、 全面检查自己的工作场所(文件柜的底部,桌子的底部,这些都是现场检查时应特别需要注意的地方)。两点:看得见的要整理,看不到的更要进行整理。客厅、阳台、各个房间。

2、 对管辖区域的物品、文件、空间做盘点——并区分其“要”和“不要”。通过调查使用频度,决定物品的“要”与“不要”,准确地区分需要还是想要,是非常关键的问题。

★清理非必需品时必须把握好的是看物品现在有没有使用价值,而不是原来的购买价值,也就是使用价值大于购买价值。

3、分类清理:

设备:电脑、打印机、文具、书籍。

空间:柜架、桌椅、储物箱等。

物品:个人用品、装饰品 、文件。

3.1无使用价值的物品(丢弃):

(1)、已损坏而无法使用了的锤、套筒、刃具等工具

(2)、过时的报表、资料;

(3)、停止使用的标准书等过时表格、文书;

(4)、无法修理好的器具设备等;

(5)、过期、变质的物品。

3.2清理非必需品

柜子、工具箱、抽屉、柜中的杂物,过期的报刊、杂志,空的罐子,已损坏的工具或器皿,窗台、货架上,长时间不用或已不能使用的设备、工具、材料、文件,在你的办公场所、桌椅下面、还有显示写字板上报废的文具、过期的文件、材料、表格、速记记录等。

3.3造成行为不便的物品。

(1)、取放物品不方便的盒子。

(2)、需要翻过几层东西才能找到的。

3.4占据工作重要位置的闲置物品

(1)、偶尔使用的物品。

(2)、谁都知道那是无用的物品。

★  工作岗位上只能摆放当天工作所需的必需品。

3.5清理不常使用的物品

1、对需要的物品调查使用频度,决定日常用量及放置位置。

2、制订废弃物处理方法 。

3、每日自我检查:(制度)

沙发上、窗台上、暖气上禁止摆放任何物品。 1次/日

摆放整齐  办公桌、椅、柜(橱)、等物品放置要规划有序,布局美观。 1次/日

文件夹、正在使用的文件、票据、电话、茶杯等物品,要求放置整齐有序1次/日

作为企业中的一员,你如何通过自己的行动,为贯彻和推行5S来作出自己的努力呢?

养成每天循环整理的习惯

整理是一个永无止境的过程,现场每天都在变化,昨天的必需品,今天就有可能是多余的。比如你昨天拿着订书机订了一堆的书面材料,但今天你不订了,这个订书机是不是多余了,昨天必需的物品,到今天可能是多余的,今天的需要与明天的需求必然有所不同。

整理,是一个循环的工作,根据需要而随时进行,需要的留下,不需要的马上放在另外一边,如果仅是收拾一下,就完全失去了整理的意义。

★制度,每2日上会(3分钟会议)总结一次。对没做到的加强。

二、后勤5S管理—2S整顿

★对整理之后留在现场的必要的物品分门别类放置,排列整齐。

★明确数量,并进行有效地标识。

A、目的:

★工作场所一目了然 ,非担当者的其他人员也能明白要求和做法。

★不同的人去做,结果应是一样的(已经标准化)。

★消除找寻物品的时间 ,能立即使用与取出。井井有条,消除过多的积压物品。

★整顿是一种科学,它定出了标准化,谁到这个工作岗位,什么东西放在哪里已变成一种习惯

B、注意点:

★这是提高效率的基础

★任意决定物品的摆放必然不会使你的工作速度加快,它只会让你的找寻时间加倍。

C、实施要领:

1、 前一步骤整理的工作要落实,整理是整顿的基础,没有整理就无法整顿。

1、1、彻底地进行整理

1、11.彻底地进行整理,只留下必需物品;

1、12.在工作岗位只能摆放最低限度的必需物品;

1、13、 正确地判断出是个人所需还是小组(部门)共需品。

2、流程布置,确定放置场所

2、1放在岗位上的哪一个位置比较方便?进行布局研讨;(如物品放置个人处后,我们整顿的目的就无法达到。)

2、2物品的保管要 定点、定容、定量。

2、3将经常使用的物品放在工作地点的最近处;

2、4特殊物品必须设置专门场所并由专人来进行保管(比如:印章);

2、5物品的放置场所原则上要100%设定。

3、规定放置方法、明确数量

3、1物品按用处或按种类来区分放置;

3、2摆放方法各种各样,例如:架式、箱内、工具柜、悬吊式,各个岗位提出最适合各自工作需要的想法;

3、3尽量立体放置,充分利用空间;

3、4便于拿取和先进先出

4、进行标识

4、1采用不同色的胶带等标识;为摆放长久物品和固定永久性物品设置标志。

4、2用隔板或书夹、挡板等来划分区域,区分的各种标识。放置场所和物品一对一表示。

D、实施步奏

第一步:分析现状

在进行分析的时候,从物品的名称,物品的分类,还有物品的放置这几个方面进行规范化

第二步:物品分类

在整顿时,要根据物品各自的特征进行分类,把具有相同特点或具有相同性质的物品划分到同一个类别,并制订标准和规范,确定物品的名称,标识物品的名称。

第三步:决定储存方法

要点:

★对于物品的存放,一般应进行定制管理。根据物流运动的规律性,按照人的生理、心理、效率及安全的需求来科学地确定物品的场所和位置,实现人与物的最佳结合的管理方法。

★场所、物品的存放位置、标识等三方面的含义都要固定。

★对于自由位置放置的,适用于物流系统中的那些不用放回去、不重复使用的物品。

★对不同物品加以区分,不同位置的划分也可以采用可移动的线条或衔接支架来加以分割,表示位置暂时固定,标识与定制管理。

办公室后勤5S管理制度内容

★文件柜整理

办公室后勤5S管理制度内容

推行程序步奏:

(1)进行现场定制管理,明确管理内容。

★工作空间 ★人与物品的联系 ★物品的分类与作用 。

管理方法:

(1) 存档管理:选用合适的文件夹、文件柜、等物品来按类存档。

(2) 日常存放:设置专门的文件柜用来存放文件,设置标识、条形带、便于取放。

分析问题,提出方案。

人、物结合是不是很自然,空间的利用是不是可以增大?分析之后再进行定制设计,为了达到布置的详细化,合理化,简明化,简单化。

要做到:最优的空间利用  最大的操作便利  最小的改进费用 最少的心情不畅

最广的统一规范  最佳而又灵活的弹性,最美的协调布局。

第四步:实施

按照决定的储放方法,把物品放在该放的地方,不要造成有些物品没有家。

1、 工作场所的定置制度(要点);

●一套齐全的工具、文具(尽量地限制每人所使用的文具和工具,每人最多就是一套)

●对于使用频率不高的文具,如订书机等,可以让整个办公室共用一套,文件存放在一个定点。

●在工作岗位只能摆放最低限度的必需物品

笔、墨、橡皮、尺子等办公用具整理,放置 1次/日

2、物品的定置制度(要点);

●文件存放在一个定点;

●在储存的过程中,最好无纸化,文件的传递等尽可能的用电脑。

●使用的物品放置场所等基本状况的表示板。它的具体位置在哪里?做什么,数量多少,甚至说,谁来管理等等重要的项目,让人一看就明白。因为5S的推动,它强调的是透明化、公开化。

名称:xxxx                       标示颜色:

数量:几个月/多少                 地点:

○1、 将不经常使用的文件资料进行分类编号整齐存放于文件柜中。 1次/日

○2、 将经常使用的文件资料进行分类整理,每日必用、常用和常不用三种,常不用的文件要尽快处置,整齐放于办公桌抽屉或文件柜中 1次/日

○3、 对文件(包括电子文档)作盘点,把文件分为必要(有效)和不要(过期无效)的,不要的全部销毁,必要文件进行整理、存档。 1次/日

○4、 电脑硬盘里的电子文档、资料分类必须条理清晰, 1次/日

★制度,每2日上会(3分钟会议)总结一次。对没做到的加强。

三、后勤5S管理—3S清扫

A、目的:

★保持前面整理、整顿的结果。

★通过整理、整顿,必须物品处于能立即取到的状态,取出的物品还必须完好可用,这是清扫的最大的作用。

★将工作场所清扫干净。保持工作场所干净、亮丽的环境。

★有物品的位置无尘土,保持舒适的心情与心情

B.注意点:

责任化、制度化。

C、 实施要领:

1、建立清扫责任区。

每个部门需有一个副负责部门。

当一个部门繁忙时,由另一个部门来辅助。没有清理或其他问题记录后2部门需一同负责。

2、 执行例行扫除,清理脏污,人人参与,责任到部门

每周一次大扫除、每日保持房间干净、整顿后的物品归位

3、最高领导要以身作则。清扫是每一个人都去参与,责任贯穿到每一个人,清扫与点检、保养工作要充分地结合,杜绝杂乱,最终要建立清扫的基准。(关键就在于领导。如果领导能坚持这样做10天,大家都会很认真地对待这件事情,很多公司推行,靠着行政命令去维持,缺少的就是领导的以身作则,人人参与)。

D、清扫制度:

1、清扫内容每日自我检查。1次/日

整理、整顿后物品、文件每日确保放置整齐、干净,无无用的物品,保持整理的目的。

2、桌面干净整洁、无垃圾、无杂物遗落 ,每天5分钟清扫 每天下班后5分钟。

3、无无用的手稿与工作无关的文件、卡片、册子、档案、报刊等。1次/日

4、招待人走后,需立即清理招待用品、桌面。

四、后勤5S管理—4S清洁

将上面的整理、整顿、清扫实施的做法制度化、规范化,并贯彻执行及维持结果。

A、目的:

维持上面的成果

成为管理和制度化,是标准化的基础,企业文化开始形成。

推行透明管理。

B、注意点:

制度化,定期检查。

C、实施要领:

1、前面3S工作 完成。

2、主管经常带头巡查,以表重视

★一旦开始了实施5S就绝对不能半途而废,否则就会很快地退回到原来的状态。

3、清洁是贯彻整理、整顿、清扫标准化的一个流程,所以应将非必需品从岗位上全部撤走,而且要迅速地撤下来,绝不能以明天的心态来对待。

D、推行步奏:

一、制定目视管理的标准:(办公桌、公共场所)

二、贯彻前3S的制度

三、制定奖罚措施:

对于没达到制度或各种管理标准的,采取每次上会点名提醒:人名不能点,只能点没做好的事,和相关负责部门。(由于我们公司属于非常小的公司,人员都在可监视范围之内,靠人治就能够实现,尽量少用法治强行的。以激励为住)

四、总经理经常带头巡查(一周一到两次),以表重视。

清洁:不仅仅是“清净整洁”,而且还包括“美化正常”。也就是说,除了维持前3S的效果以外,更要通过各种目视化的措施来进行点检工作。

五、后勤5S管理—5S素养

通过晨会等手段,培养每位成员养成良好的习惯,并遵守规则做事。开展容易,但长时间的维持必须靠素养的提升。

A、目的:

★培养具有好习惯、遵守规则的员工

★营造团体精神

B、注意点:

长期坚持,才能养成良好的习惯。

C、实施要领:

1、对于规定的事情,大家要严格地按要求去执行。养成一种习惯,习惯会成自然。

2、持续推行4S直到成为全员共有的习惯。

3、训练(对人员进行5S教育、实践)。

4、制定晨会(3分钟会议)。

程序:

4.1时间:周3周5 早 8:30-8:35

4.2 召集人:总经理

4.3 会前:召集人提前通知。

4.3 出席人员:所有人(公司人比较少,而且目前没有规定出部门负责人)

4.4 会议地点:

4.4 会议程序:

1、各部门2日情况总结、按照每一步奏的表格说明。

2、简单评价(包含定期的评价,不定期的评价,讨论的会议记录)

3、提出问题、合理化建议。

4、布置后两天内容(书面计划书)。

5、 铁门紧锁的时代,已不能符合时代的要求,现在有时还能看见紧锁的铁门、工具箱,这些与5S精神是相违背的。要想进行彻底的修养,必须胸怀共产主义大志,保持公开的状态。

●每一个员工都能节省进而根除浪费,养成勤俭创业的好习惯,做好自我管理。

●每一个员工感觉到推动5S,只有持之以恒才能见效。

 

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