办公室如何进行文件5S管理
发布时间:2015-03-31 丨 发布作者: 6S咨询服务中心 丨 关注人数:
为了给员工创造一个干净、整洁、舒适的工作场所和空间环境,保持设备良好的运行环境,提高设备运转率。促进公司特有的企业文化氛围,达到提高员工素养、公司整体形象和管理水平人目的。5S咨询公司特推出办公室文件5S管理实施方法。
一、文件5S管理
(一)、文件5S管理—整理
①、明确哪一类文件需要,哪一类不需要;
②、无效和不需要的文件及时清理。
(二)、文件5S管理—整顿
①、将文件分门别类保存;
②、制作目录索引,便于查找。
(三)、文件5S管理—清扫
①、防潮防尘防虫;
②、定期修补维护。
(四)、文件5S管理—清洁
①、专人管理;
②、责任分明。
(五)、文件5S管理—修养
①、使用完后及时归位;
②、爱护文件,节省用纸;
③、按规定要求制定发行文件资料。
二、文件5S管理—存档管理
1、使用适合的文件夹:
①、选购一些容易存放、拿取、保管的文件夹;
②、大小:根据文件大小选择A4A3或B5等类型;
③、颜色:可活用色别管理,有规律选择使用,但切忌五花八门;
④、厚度:根据文件量考虑5厘米或8厘米、10厘米等规格。
2、在文件夹的封面、侧面上注明类别名称、管理责任人、保管期限等。
3、在首页建立目录表,必要时每一类设一张位页,便于迅速寻找。
三、文件5S管理—日常管理
①、设置专门的文件柜,用于存入文件;
②、设置条形带,便于管理和取放;
③、定期整理,做好防潮、防虫、防火等工作。
四、文件5S管理—日常维护
①、发行新版本时,及时回收销毁旧版本;
②、仅具有参考价值的资料,要特别注明;
③、文件变更时,要及时更改目录索引。
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