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医院办公室5S管理制度

发布时间:2015-10-14发布作者: 6S咨询服务中心 关注人数:

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医院办公室5S管理制度

第一条总则  

为了给医院办公室人员创造一个干净、整洁、舒适、合理的工作场所和空间环境,使医院办公管理及文化建设提升到一个新层次,5S现场管理培训公司特制定医院办公室5S管理制度。  

第二条本制度适用于医院办公室人员。  

第三条5S管理整理  

1、每月对文件(包括电子文档)作盘点,把文件分为必要(有效)和不要(过期无效)的,不要的全部销毁。必要文件交秘书部送档案室归档。  

2、每月对表单记录(包括电子文档)作盘点,盘点后的有效表单记录统一交秘书部送档案室归档。  

3、对所辖区域的物品、设备、空间做盘点,并区分其“要”和“不要”;  

分类如下:  

1)设备:电脑、打印机、文具、书籍等;  

2)空间:柜架、桌椅、储物箱等。  

3)物品:个人用品、装饰品  

4、依据《必要品的使用频率和常用程度基准表》决定物品的“要”与“不要”;  

5、“不要”物品经各部门主管判定后,集中报废或拍卖;  

必要品的使用频率和常用程度基准表  

常用程度使用频率处理方法  

低过去一年都没有使用过的物品,而且不能再用丢弃  

在过去的6个月中只使用过一次的物品  

一个月使用一次的物品集中存放(例如归档或存放在库房中)  

高一周使用一次的物品  

每天都使用的物品  

每小时都要使用的物品保存在办公桌或随身携带  

第四条5S管理整顿  

卡座区整顿:  

1、办公桌:桌面除文件、电脑、口杯、电话、文具外,不允许放其他物品;文具必须竖放。办公用品一般的常用品:笔、订书机、涂改液、即时帖、便条纸、橡皮、计算器,可以集中放在办公桌的一定区域内,电脑线、网线、电话线有序放置;人离开半小时以上应将桌面收拾干净。  

2、抽屉:抽屉里尽量不放办公用品。最下层抽屉可以放A4的文件、资料;把这个空间从充分利用起来,可以放下面这些东西:  

个人的东西  

个人的参考资料(文件夹、辞典、手册、商品目录等)  

文件卷宗(各种信息、草拟的文件材料等)  

空白稿纸、不常使用的文具等  

3、坐椅:靠背、坐椅一律不能放任何物品,人离开时椅子调正,离开半个小时以上,椅子应放回桌洞内;  

4、电脑:电脑置写字台左前角,竖式主机置桌面下;  

5、卡座屏风:内外侧不允许有任何张贴;  

6、垃圾篓:罩塑料袋,置写字台下右前角;  

7、桌洞下不得堆积杂物。  

8、外衣手袋:请置挂于衣帽间或抽屉内,严禁随意放在办公桌椅上。  

办公室整顿:  

1、办公室:桌面除公司购置案头用品、文件盒、笔筒、文件、电脑外无其他物品;  

2、抽屉:同卡座区规范;  

3、电脑:桌面呈45度角贴墙放置,竖式主机置桌面下;  

4、垃圾篓:置于桌后;  

5、饮水机:放指定地点,不得随意移动;  

6、报刊:必须上报架,或阅完后放入办公桌内;  

7、外衣手袋:同卡座区规范  

文件、资料管理整顿:  

1、档案管理依据《集团档案管理制度》执行  

2、将文件按照待处理、处理中和已处理分类放置,此外还有机密类文件。根据应用情况应将分为每日必用、常用和常不用三种,常不用的文件要尽快处置;  

3、硬盘里的电子文档、资料分类必须条理清晰,电子文件需要永久、长期保存的,应形成纸质和办公软件等双套介质材料归档保存;  

4、储存公用信息的软盘采取保护措施,使大家都自觉地小心使用。并且为了明确存储在硬盘和软盘里的信息联系,建议在软盘的标签上注明题目。还要把软盘分类。修改以后,一定要注明标题、日期。同时软盘也应该像保存文件一样,保存在专用的夹子里。  

信件、电子邮件(OA)整顿:  

1、做一个临时性的信夹,把不能立即处理的信件放在里面,必须保存的东西则放在信件保存册里(续致信网上一页内容);  

2、办公自动化里面重要邮件应该及时备份;电脑硬盘中应专门建立一个文件夹,不能处理的邮件存放在里面;  

3、为了减轻服务器负担,提高响应速度,办公自动化中已看邮件不要超过一定数量,经理、处长不得超过100封,部长不得超过50封,员工不得超过20封。系统管理员不定期抽查。  

第五条5S管理清扫  

医院新办公楼有专门的保洁人员,公共区域(如通道、楼梯)不需清扫,清扫的对象主要是个人办公区域:桌面,桌洞;办公设备:电脑、传真机、复印机、打印机等等  

清扫基准  

对象清扫标准要求周期清扫时间  

个人区域桌面干净整洁、桌洞内无垃圾、无杂物遗落每天5分钟清扫每天下班后5分钟  

办公设备主机和重点部位的正面、背面、送风口无污垢每周一次每周五下班前15分钟  

文档桌面、电脑中不能有失效文件,不可轻易看到机密文件  

超过保管年限的表单及时集中销毁,保管年限内的表单装订送秘书部归档  

无破旧的卡片、册子、档案、报刊等  

无无用的手稿与工作无关的文件

 

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