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推行办公室5S管理原因

发布时间:2016-07-13发布作者: 6S咨询服务中心 关注人数:



办公室5S管理几乎都是针对个人素质、习惯、生活细节等方面的约束,这样的约束经试验验证最有效果方法之一,办公室5S管理的设定都是为了个人及公司的发展,只有养成良好地生活习惯机遇自会降临于你。给领导留个好印象,对自己未来的发展也会奠定好的基础。

办公室5S管理

办公室5S管理

(一)办公室5S管理内容

办公室5S工作也叫整理、整顿、清扫、清洁、素养。办公室5S不仅要求办公室执行,也要求文员去做。如果要做到对文件档案、办公区域以及办公室进行良好的管理,必须进行5S行动。

1.整理

整理自己的办公室,让办公室成为没有杂物,能集中注意力进行工作的地方。在办公桌上摆放的一般是目前需要处理的文件,而其他的文件、过去的文件、将来的文件、目前还未涉及的文件,应该把它们收起来放到柜子里面,而且这样的整理每天都要进行,不要把事务留到明天,要定期定制标签标识,对文件要用红颜色、绿颜色等标签标识标记起来。

2.整顿

整顿自己的工作作风和工作流程,让一切朝着能节约时间、增加效能的方向前进。整顿包括收拾和整理办公室,一般要在中午午餐吃饭前的时间做简单整理,在下午下班前做彻底全面的整理。有人习惯每天上班工作之前先整理打扫办公室,搞卫生,擦桌子,然后泡壶茶,开始做许多很无聊的事情,结果不能很好地处理当天的工作,所以整理办公室应该放在每次工作结束之后,这样可以快速进入工作状态,提升工作的效率。

3.清扫

将短期内不用的物品和文件归档,扫除工作障碍,营造快速进入工作状态的环境。及时地处理文件,建立适当的文档系统,文件包括纸质文件、电脑文件等,日用品要定期进行更新,不要乱七八糟,保持办公室的整洁,也是对工作时间的整理。

4.清洁

保持办公氛围的简洁,使自己很快进入高效工作的状态。办公室除了自己的办公桌之外,不要放置多余的椅子,而且自己的椅子也不应弄得很舒服,最好简单一点,没有靠背也可以。一般在总经理室、部门经理等处,经常会看到大班台和中班台,前面要放两张椅子,这是浪费时间的标志。如果要让办公室的工作简单快速,应把这两张椅子都撤掉,让讨论问题的人站着说话。因为人站着说话的时候语速会比较快,比较简洁,而如果让其坐着说话,一般会泡一杯茶,先寒喧一番,然后慢慢进入正题,慢慢发言,慢慢讨论,时间就会在这“慢慢”的过程中被不知不觉地浪费掉了。

办公室切忌放个人的照片、合家欢、女儿的照片、明星照片、自己爱好的羽毛球、网球拍、溜冰鞋等物品。在工作时间,如果有必要应将它们收在柜子里面,且不应将无聊的杂志、晚报、参考消息、有趣好玩的玩具等也放在伸手可及的地方。统计表明人在多数情况下是没有办法抵制住这些物品的诱惑的。例如一看到《环球时报》的封面,认为第一个消息很有趣,决定要花5分钟时间看一下。结果往往是看完这一个,会接着再看另一个更好玩的消息,如此一来,就会忘记本职工作,工作时间实际就成为了阅报时间,当扎进到这些与工作无关的新闻里去的时候,时间就会快速流逝。所以抵制住这种种诱惑,包括抽烟、喝咖啡、上午茶、下午茶等,实际是时间管理能否取得成效的重要因素。

5.素养

养成好的习惯,摒弃不良行为习惯对时间的侵蚀,让时间成为自己所能掌控的有形资源。

在办公室,人们经常会彼此说,“来来来,喝个上午茶”,“喝一杯咖啡”,“来来来,小周来抽根烟”。在职场可以喝茶、喝咖啡、甚至可以到卫生间或专门抽烟的房间抽烟,当受到这样的邀请时,明明手头有一个很重要的工作,但碍于别人的面子或交情,也就会暂时搁置工作而与别人一起喝茶、喝咖啡、抽烟,这就是时间浪费的开始。

一旦自己给予别人这样的“面子”,便会使别人以为自己好交往,人比较随和,与别人能打成一片,便会有更多的人来邀请你。既然给了张三“面子”,也就不能不给李四“面子”,接下来会有王五,赵六等,自己的工作会被不停地打断和干扰,这就是办公室工作的怪圈。

不断受到干扰和打断,也包括接打电话。必要时一定要让助理接电话,自己如果要打电话,一定要拿着话筒站着打,不要坐着说话;如果自己要接电话,也要在接电话的同时就站起来,最好能对自己的电话有所规定,一般情况下接打电话不能超过5分钟,如果没有实质性谈话内容,5分钟一到就要果断结束电话。

(二)办公室的5S行动

综上所述,办公室的5S行动应该做到:

在办公桌上摆放目前手头需要处理的文件;

每天都整理,不要把事务留到明天,定制标签标色;

及时处理文件,建立相应的文档系统;

整理工作时间,保持办公室整洁,经常整理文档;

避免被打断,筛选电话,拿起话筒,不坐着说话。

(三)办公室5S的适用范围

文件档案;

办公区域;

办公室管理。

(四)办公室的5S主要体现在:

1、将各种参考资料分门别类地摆放;

2、做好读书笔记,以便有需要时采用;

3、将不同项目的文件及时归档存放。特别是软拷贝应采用明确的命名,并放在正确的目录下,不同的版本以日期或版本号区别,以节省查找的时间;

4、邮箱应随时清理,节省邮箱的空间。有一个方法可以节约空间,如有重要的文件时,可在回复时加上原文,然后将原文删掉。这样可以保证总是只保存一份拷贝。另外,在发邮件时,尽量加上标题,这样也可节省时间。

5S咨询公司提醒管理者时刻要牢记,自己工作中最重要的事情是:创造企业的价值、绩效和利润。

五、计划的杠杆原理

(一)计划的重要性

计划是非常重要的管理措施,对于工作,管理者应该多花时间去做详细的计划,让下属加倍努力,不断地完善计划。

对于计划的理解,有一个非常经典的口号“慢慢计划,快快行动”,即在分析思考、决断、设定目标、制定计划的时候,多花一些时间,多浪费一些时间是可以容忍的,因为从本质上说这不是浪费,因为考虑得周全,行动就会更快。所以中国古话曰“工欲善其事,必先利其器”,磨刀不误砍柴功,多花一些时间把刀磨得快一些,砍起柴来就会更顺当。

但是有很多经理人正好与此相反,急于行动,疏于计划。有条件要干,没有条件也要干,创造条件干。在战争中学习战争,在战争中积累战争经验,干中学。这个理论本身是没有错的,可是如果在行动之前不假思索,不做任何的备选方案和计划,这样采取的行动就可能要多交学费,多走弯路。

在开始行动之前,一定要先坐下来想一想,作为经理人,和员工最大的区别就在于做计划,员工只要被动的服从和执行就可以算作是一个合格的员工,最多只不过是一个优秀的员工。但是经理人在行动之前,要做尽可能详细的计划。如果没有在详细和简单之间求得平衡,没有具体的操作方法,没有具体的数量,没有制定三个以上的计划就开始行动,这个经理人的管理就是失败的管理。如果是委派下属来做工作计划,一定要让其多花时间完成计划的制订工作。

中国古人讲“三思而后行”,其中包含两层意思:第一是要多花一些时间思想,然后再行动;第二是要制定三个备选方案,然后开始行动,也即要有多套方案,再采取行动。

 

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