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办公室5S管理技巧

发布时间:2020-04-09发布作者: 6S咨询服务中心 关注人数:

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6S咨询服务中心5S管理咨询公司概述:办公室作为企业的重要工作场所,是企业推进5S管理的重要关注点。常常听见办公室的员工抱怨工作总不能及时干完,排除工作饱和度的因素,其实造成工作总是不能高效完成的原因还包括缺乏条理性的工作方法。下面来看看5S管理是如何解决这一问题的。

办公室5S管理

办公室5S管理

一、纸质文件的5S管理

在办公室里,公文包、名片盒、纸质文档等一大堆实物,一张桌子如何做好5S管理?

1、存放有序,固定位置

在办公室内,各种文件档案、公文包、名片盒等物件按自己的方式摆置在文件筐内,贴上标签;或按使用频率、重要程度固定保存在抽屉内的相应位置,这体现5S管理整理、整顿两方面的内容。

2、电脑文件的5S管理

除了纸质档文件档案等需要处理,电脑里的资料若之前没有处理好,太杂乱怎么办?根据平时遇到的问题,我们来看看对应的解决方法。

(1)要删的文件暂时先留着

问题:刚删掉文件就后悔,或几天后发现它还有用。

解决:在桌面建一个“临时文件夹”,暂时没用的都扔进去,一段时间(一个月)后集中处理;若非永久性删除可在回收站找到,回收站可定期清空,清空前查看是否有意外删除的文件。

(2)随时做好PlanB

问题:总是找不到要找的东西。

解决:列出已有物品的清单,存于某个地方(如备忘录)。

(3)将经常使用的文件夹放到桌面

问题:找文件耗时,全放桌面又占内存。

解决:在桌面创建快捷方式。

(4)电子文件建档

问题:电子文件胡乱放置。

解决:选择一个常用的电脑盘(如D盘、E盘等),建立文件夹,对每一电子文件进行详细命名,之后按照自己的分类习惯(如时间、用途、部门等)归档同一类型文件。

(5)定期备份资料

问题:突如其来的情况导致电脑故障,资料全失。

解决:每周或每月及时备份,备份途径为云备份或移动硬盘备份。

3、名片的5S管理法

在实际商务接洽中难免会接收到许多名片,这些名片作为重要拓展资源该如何妥当处理?

(1)在名片上写清详细信息

问题:拿着一张名片(或点开微信好友),却无法记起他是谁。

解决:在名片背后(微信的备注描述页)写清楚对方的详细信息,如认识日期、接触场所、对方特征、介绍人等。

(2)手机号码备注要详细

问题:某人电话来了,他到底是谁?

解决:以[公司名称/职位+姓名]的方式作为备注名称。

二、笔记5S管理

通过笔记整理每日冲击大脑的各类信息,理清思路,明确发展的方向。此外,整理笔记也有助于进发出更多的灵感与创意。

1、准备2个笔记本

问题:那场会议记录记在哪个笔记本里了?

解决:只要两个笔记本,一本做重要任务制定,一本做各种记录。

2、给用过的笔记本制作索引

问题:咦,这个笔记本是什么时候写的?

解决:在笔记本第二页记下写笔记的时间,重要主题。

3、给笔记本足够的留白

问题:糟糕,没地方写了!

解决:开始就在笔记本上划出一条直线,右边的空白不能现在写,随时空出一行。

4、以金字塔原理记笔记

问题:看完一遍笔记,找不到重点。

解决:做完笔记后,在笔记顶部写下结论。

5、利用“5W2H”整理重点内容

问题:记录的信息不到位,忽略了某些要点。

解决:做笔记要有框架:谁(WHO)-因为啥(WHY)做了什么事(WHAT)?他是如何(HOW)做的?时间(WHEN)-地点(WHERE)?用了多少钱(HOWMUCH)?

6、将“PDCA”运用到5S管理中

问题:总是做错,却还是会在下次犯同样的错。

解决:按照Plan(计划)→Do(执行)→Check(回顾)→Action(改善)去记下来,用心去总结,找提升方法。

 

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