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如何利用质量5S管理法

来源/作者:东方瑞通华南PMP分享汇/伯牙思齐 丨 发布时间:2021-03-30 丨 浏览次数:

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6S咨询服务中心5S咨询公司概述:5S管理起源于日本,是指在生产现场对人员、机器、材料、方法等生产要素进行有效管理。5S管理不仅对工业生产现场管理非常有效,对工作和个人生活也非常有效。5S管理法包括五个方面,分别是整理、整顿、清理、清洁、习惯。仅从名字上就能基本看出如何行动。

5S管理法是一种实践型的方法,没有捷径,只能脚踏实地的去做,去改进自己的工作和生活才有效。5S管理法对于工厂而言是一种长期投资,并形成文化,而对个人来说,则可以立即见效,如果形成习惯以后,也是极简主义生活的一项有益实践,让工作有序,提高效率,提高生活价值。

整理是整理空间,整顿是整理时间,清扫清洁是让个人用品保持清洁,最后形成习惯。虽然大多数的时候,我们的桌面是杂乱的,但我们还是能很快能找到所需要的文件,因为这是一种隐藏的秩序。如果我们做到更有序,是不是能找得更快一些呢?桌面虽然可以乱,但是一定要保持干净,如果有很多灰尘,有很多橡皮屑,是不是仍然感觉到工作不舒适呢?所以我们最好让工作桌面尽量保持有序。

例如,利用文件夹或文件盒将不同文件分类存放,加上标签,是一种非常好的习惯。关于桌面内容的摆放,根据个人的喜好,摆放能让自己愉快的东西就好。除了这些,如果有固定办公座位,建议在座位的搁板上张贴三张纸,第一,工作常用电话号码,第二,项目目标,第三,鼓励自己的一些话。

针对文件的5S管理,也有一些技巧。很多人的电脑桌面存放超过30个文件,远看都是密密麻麻的,我从来不相信这是一种很高效的工作方式。桌面上的文件最多不能超过五个及当天使用的文件,其他都要及时进行整理。利用文件目录的方式进行整理,把“要”和“不要”的文件进行归档。

所谓“要”和“不要”,是根据时间性来决定的,每天使用的文件,肯定要放到容易读取的地方,每年用的文件,基本就可以存放起来。在工作过程中,每天使用的文件没有那么多,趁着对文件的熟悉每天用几分钟将文件略微整理,分类存放,当文件很多的时候,会极大的提高工作效率,此外,每天整理文件,还能有效避免文件的重复,最后不知道哪个文件版本是有用的。

我们很少在个人文件的管理中采用配置管理系统进行版本控制,首先按照项目阶段、软件工程、生活方式的知识类别建立目录。例如,文件的目录包括立项、计划、执行和结束四大类,然后再是合同、会议、报告、需求、设计、开发、测试、验收等分类管理。这取决于项目的复杂度,总之,是方便项目跟踪的。

文件整理以后,很清楚这个文件是在哪个阶段使用的。如果文件属于时间轴类型的,用“日期-文件名”的方式进行存放,例如“YYYY-MM-DD-项目会议纪要”。如果是方案类的,则用“文件名+日期”的方式进行存放,如“项目方案-YYYY-MM-DD”。如果同一天有不同的文件版本,则用“文件名-日期-时间“的方式进行升级,这样容易避免使用V1,V2这种不清晰的方式,此外更能避免“终版”,“终终终版”这样的问题。最后,我们只保留最后一个时间和日期的文件就够了。以上例子看似简单,其实很不容易养成这个习惯。另外,当有人需要你来帮助提供某个文件时,很容易快速定位。

现在有很多管理工具来管理文档。例如,OneNotes,EverNotes等。与将文件直接存放到电脑里相比,也可以采用云形式的存储和保存,如果您可以实时在线的话。还可以采用文档数据库的方式,做好备份。无论哪一种,自己习惯就好。我现在采用rtf多媒体格式+移动硬盘备份的方式保存文档,利用电脑的操作系统全文检索功能查询文件,效率也非常高。为什么这样管理呢?也是血泪教训,当无处上网的时候,云是没有用处的,当应用故障备份恢复失败的时候,一切都没有了。

当文件有序以后,让工作的过程变成极简生活的组成部分。极简生活还有一个特征是为生活做加减法,利用清扫清洁个人文件的方式,不断对自己的文件做减法,当文件阅读完毕,或写完心得,这个文件的价值就没有那么大了,或共享给他人,或直接删除。如果这样的文件还存放在电脑中,不知道下一次打开会是在什么时候。文件多了,文件不好找了,都是无法创造愉快个人工作和生活环境的原因。

我们从现在开始做到质量管理的5S原则和日常事情的“守破离”吧!

 

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