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学院办公室7S管理制度内容

发布时间:2015-06-08发布作者: 6S咨询服务中心 关注人数:



学院办公室7S管理制度内容

为了学院能打造一个舒适、温馨、适应的办公室,7S现场管理培训公司特制定学院办公室7S管理制度。

一、办公室7S管理的内容及要求 

(一)、7S管理整理内容及要求 

内容:对办公室物品进行分类处理,区分为必要物品和非必要物品、常用物品和非常用物品、一般物品和贵重物品等。 

要求: 

1、每月对自己负责的文件(包括电子文档)、进行整理,将确定无效的文件全部销毁,无用的电子文档全部删除。将自己整理好的部门资料统一打包,定期发给部门资料管理员,进行统一的归纳整理。 

2、妥善保管各部门的机密文件,不得随意丢、放,重要电子文件要加设密码保护,防止丢失和泄露。 

3、各部门管辖的物品、设备等要保持整洁、干净、摆放整齐、规范,并每半年进行一次盘点,该保存的做好分类保存,该报废的报相关部门进行报废处理。 

4、物品分类: 

(1)、设备:电脑、打印机、文具、书籍等。 

(2)、空间:柜架、桌椅等。 

(3)、物品:个人用品、装饰品。 

(二)、7S管理整顿内容及要求

内容:对非必要物品果断丢弃,对必要物品要妥善保存,使办公现场秩序昂然、井井有条;并能经常保持良好状态。这样才能做到想要什么,即刻便能拿到,有效地消除寻找物品的时间浪费和手忙脚乱现象。 

1、普通办公桌 

(1)、除学院购置的文件架(外侧)、、电话机(中间)、、键盘(内侧角)、、水杯、绿色盆栽(靠文件架)、、鼠标除外无其他物品;人离开半小时以上应将桌面收拾成规定状态。 

(2)、抽屉:办公物品的常用品:笔、钉书机、涂改液、便签本、计算器等集中放置右侧第一层抽屉内;书本类可以放置右侧第二层抽屉内;个人的参考资料、文件卷宗、空白稿纸、各种表格等物品,可以放置第三层抽屉内;左侧有序的放置文件资料。 

(3)、电源插座放在主机上靠桌内侧;有主机台的可放置台内。 

2、座椅:靠背座椅一律不能放任何物品,人离开时椅子调正,离开半小时以上,凳子应放在桌子下面。 

3、饮水机:饮水机门用完后保持关闭,保证饮水充足,正常使用,一次性纸杯摆放整齐放置规定位置。 

4、电脑线、网线、电话线等各类电线应有序的固定放置。 

5、桌下不得堆积杂物。 

6、报刊:阅完后必须放于报架上,不得随意乱丢乱放,阅读必须严格按照报刊的阅读流程执行。 

7、储藏间: 内部干净整齐、无杂物,各类材料有序摆放。 

(三)、7S管理清扫内容及要求 

内容:对各自岗位周围、办公设施定期进行彻底清扫、清洗,保持无垃圾、无脏污 要求: 

各办公室负责自己的区域。 

1、个人区域:桌面干净、整洁、桌面下无垃圾、无杂物,并每天进行清扫。 

2、办公设备:主机、电脑显示屏、电话机应保证清洁无尘土、无污渍。 

3、文件资料归档。

(四)、7S管理清洁的主要内容及要求 

内容:维护清扫后的整洁状态。  要求: 

1、彻底落实前面的整理、整顿、清扫工作。 

2、有文件、档案、办公用品的管理制度。 

3、将各项工作责任到人。 

4、将各项要求传达到人。 

(五)、7S管理素养内容及要求 

1.素养内容:将上述四项内容切实执行、持之以恒,从而养成习惯 2要求: 

1、钻研本职业务,努力学习,向优秀的老师多请教。 

2、用普通话说话,语言文明,对家长和来客热情。 

3、服从管理,团结协作,关爱他人。 

4、对学生多采取积极引导,帮他们克服自身的缺点。 

5、熟悉7S管理,积极参与7S管理。 

6、通过集中讨论等手段,提高全体老师的主人翁精神,养成良好的习惯,并遵守规则。提高参与者的素养,是7S管理的核心。 

(六)、7S管理安全内容及要求 

安全的内容:上述一切活动,始终贯彻一个宗旨:安全第一。 

要求: 

1、贯彻“安全第一、预防为主”的方针,在工作中,必须确保人身、设备设施的安全。

2、系统地建立防污、防火、防水、防盗、防损等保护措施。 

3、对危险品应有明显的标识。 

4、各安全出口的前面不能有物品堆积。 

5、灭火器应在指定位置放置及处于可使用状态。 

6、消火栓的前面或下面不能有物品放置。 

7、经常检查电源、线路、开关、插座有否异常现象出现。 

(七)、加强学院办公室文化建设 

 为了营造良好的教师办公环境,推进我院教师办公室文化建设,丰富办公室文化内涵,现对各办公室的布置要求如下: 

1、摆放有序:保持办公室整洁,物品摆放有序,墙面张贴整齐,无乱贴乱挂。  

2、可利用室内墙壁、办公桌面等空间开展艺术布置。给老师一个温馨、舒适、幽雅、干净、文明的 办公场所。 

提倡环保型设计,减少成本,减少对环境的破坏。多利用可以重复利用的材料。 

二、办公室7S管理操作规范 

 要真正达到办公室7S管理的效果,营造一个温馨、和谐、实用的办公室,就需要所有成员按照一定的标准和要求,从点点滴滴做起,做好自己的每一天,每一月,形成一种良好的行为习惯,为了达到这个目的,我们根据办公室的实际情况,制定了以下一些操作规范。 

(一)、办公室内部日常7S管理制度 

(1)、每天下班离开办公室之前,均须整理个人桌面。桌面允许摆放的物品包括电脑、电话、文具架和茶杯,其它物品一律不得保留; 

(2)、个人抽屉应每星期整理一次,对一个学期内用不到的东西,应从抽屉里清理走,最下面一个抽屉用于存放私人物品; 

(3)、文件柜要每半个月整理一次,并按大小、类别、使用频率等进行分类建档,贴上标签;若有变动,标签应及时更新; 

(4)、每天要有专人负责打扫办公室,及时清扫、清洗办公设备,保持办公室无垃圾、无脏污,同时负责当天工作任务的传达。 

(5)、不能在办公室内随意张贴文件、通知、宣传品等。 

(6)、对有关资料、书籍、文件等应归类定置管理,并井然有序;                       

(7)、提倡禁烟,任何人不得在办公室内吸烟。发现老师在禁烟区吸烟,按有关规定进行处罚;

(9)、接听电话及接待来访客人时言行应大方得体; 

(10)、工作时间提倡使用普通话; 

(11)、注意仪表与形象,做到着装整齐,梳妆适宜,以饱满的精神投入工作。 

(二)、办公室时间管理制度: 

(1)、所有成员必须严格遵守上、下班的时间,由专人负责登记。 

(2)、每人要求能够做到提前十五分钟来到办公室,做好工作前的准备。 

(3)、充分利用好办公时间,用于学习或解决工作问题,不准在办公室闲聊。 

(三)、划分责任区 

办公室个人责任区是指个人的桌面、抽屉、电脑、文件柜以及个人办公室的地面、墙面、天花板、窗台以及相关办公设备和设施。每个人均有责任做好个人责任区的7S工作。每个办公室都有规定的负责区域。 

(四)、推行办公室7S管理的措施 

1、黄牌作战:目的是改善,方法是:贴黄牌,整改合格后,由推行部门揭掉。

2、摄影对比:是对现场情况整改前后的对照。目的是促进改进。 

3、推出典型:对做得好的办公室作为典型推出来。 

4、安排规范化:责任人和执行人的安排都要规范化,便于明确责任,形成长效机制。 

5、地物明朗化:每个办公室所负责的区域,每个办公室的公共财产都有明确的数据。

 

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