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5S管理在档案管理中的应用

发布时间:2019-03-06发布作者: 6S咨询服务中心 关注人数:



6S咨询服务中心5S现场管理培训公司概述:在档案工作中推行5S管理,通过关注细节问题,并从素养、整理、整顿和清洁、清扫等环节出发,消除档案资料堆积、材料不全、工作效率低、程序不规范等不良现象。

档案5S管理

档案5S管理

一、5S管理在档案工作中的具体应用情况

1、整理和整顿

在5S管理体系下,档案管理工作主要包括两个方面,首先是办公区的整理,即在办公区域内,档案工作人员要检查所有的办公抽屉与柜子,并寻找所有的办公物品,及时清理那些与工作无关的物品,并与领导沟通交流,合理处理这些物品,或将其放置到闲置的库房,或作为废品卖掉。其次是档案库房管理。在整顿库房时,若要节俭寻找档案的时间,就需要档案工作人员根据档案利用率的差异,将档案合理分类存放,将那些利用率较高的档案放置在易于存取的位置。

2、清扫和清洁

所谓的“清洁”主要是指档案工作人员在完成整理和整顿工作之后,促使档案工作更具程序化、制度化和规范化特点。只有切实做好清洁工作才能够确保档案工作整齐有序的开展。而为了将5S管理体系落实到位,档案管理工作中还应当建立完善的奖惩机制和激励机制,定期检查各部门的工作情况,并对表现较好的部门给予物质和精神奖励,以便激发档案工作人员的工作热情。

3、素养

素养主要是指档案工作人员的工作态度与工作习惯,提升档案工作人员的素养能够促使他们形成良好的工作作风,认真处理档案工作中的每一细节,培养他们爱岗敬业的职业道德,增强他们的责任意识。这也是5S管理体系的核心要素。具体而言,在档案工作中制定完善的管理制度、管理标准、运行机制,并对档案工作人员进行定期的知识培训与技能培养,帮助他们树立5S管理理念,只有这样才能够培养一批懂技术、有文化、善服务、熟管理的档案工作人员。

二、档案实施5S管理的作用

1、提升档案管理人员的总体素质

在当前的社会背景下,档案管理人员应当根据时代形势积极革新自身的知识和技能,只有这样才能符合社会发展需求,所以,在档案工作中运用5S管理体系,可以促使档案管理人员接受新的管理知识,及时更新工作理念。

2、增强档案管理的规范性和标准化

运用5S管理体系可以有效梳理档案管理的分类、流程和类别,便于收集、记录和整理数据,细化档案管理工作,增强每一环节的规范性。合理运用5S管理体系能够有效避免多余和重复的工作,促使每一环节都按照既定的标准和程序开展。

在这种管理体系下,档案工作环境能够得到有效改善,而良好的工作环境又可以有效影响员工情绪,在融洽的工作氛围中,员工的团队精神、集体意识都能够得以提升,进而自觉提高自身的技术水平与业务能力。

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